Veiligheidsbeleid voor gegevensbescherping
1. Het belang van gegevensbescherming voor de Welzijnsvereniging Het Dak.

Voor de Welzijnsvereniging Het Dak is het beschermen van de persoonlijke levenssfeer een belangrijk strategisch doel en bovenal een wettelijke verplichting die Welzijnsvereniging Het Dak hoog in het vaandel draagt.

Met deze beleidstekst willen we toelichten op welke manier we de rechten en vrijheden van de bewoners, medewerkers en andere personen (‘betrokkenen’) vrijwaren wanneer we persoonsgegevens verwerken, zowel op papier, als in de digitale informatieomgeving.

We besteden hierbij bijzondere aandacht aan meer risicovolle verwerkingen van persoonsgegevens, zoals het uitwisselen van deze gegevens met andere actoren, het verwerken van de gegevens buiten het strikte kader van het toedienen van zorg (zoals het gebruik van persoonsgegevens voor onderzoek en kwaliteit) of het gebruik van de persoonsgegevens in zorginnovatie. We hebben ook oog voor het verwerken van persoonsgegevens van onze personeelsleden, en andere actoren binnen het woon- en zorgcentrum. Zeker wanneer we hierbij technologieën gebruiken die, zonder bescherming, een inbreuk kunnen zijn op hun
persoonlijke levenssfeer.

Het doel van deze beleidstekst is in de eerste plaats strategisch. We willen duidelijke doelstellingen formuleren, waarbij we ons in de eerste plaats laten inspireren door het wetgevend kader, meer in het bijzonder Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Hoewel deze verordening het algemene kader schept voor de verwerking van persoonsgegevens, hebben we hierbij ook oog voor andere relevante wetgeving zoals de wet op de Patiëntenrechten.

Daarnaast is deze beleidstekst tactisch. We lichten toe op welke manier we de organisatie van gegevensbescherming voorzien voor de Welzijnsvereniging Het Dak. We bespreken de beleidsorganen en de uitvoeringsmodaliteiten van dit beleid voor gegevensbescherming. We gaan bovendien verder in op alle verantwoordelijkheden die gepaard gaan met de uitvoering van het beleid voor gegevensbescherming.

2. De uitvoering van het beleid voor gegevensbescherming

Het beleid voor gegevensbescherming wordt in deze eerste fase (we schrijven deze tekst met het oog op 25 mei 2018, de datum waarop de Verordening 2016/679 van kracht zal zijn) geïmplementeerd aan de hand van een implementatieplan. Na de implementatiefase zal dit beleid verder worden opgevolgd via permanente controles en verbeterplannen. We beogen bijgevolg een belangrijke herziening van dit beleid (vooral op tactisch vlak) tegen de voorgenoemde datum. In de periode ervoor zal dit beleid verder worden uitgediept voor de verschillende deeldomeinen.

Na 25 mei 2018 zal deze beleidstekst periodiek of bij belangrijke wijzigingen opnieuw ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie en de raad van bestuur van de Welzijnsvereniging Het Dak. Daarbij toetsen we de nieuwe regelgevende kaders af met deze beleidstekst. Op korte termijn hebben we oog voor de (EU) ePrivacyverordening en de (EU) e-Privacyrichtlijn voor de beveiliging van informatienetwerken en -systemen.

3. De scope van het beleid voor gegevensbescherming
3.1 Materieel toepassingsgebied

Het beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Welzijnsvereniging Het Dak verwerkt. We verstaan hieronder niet alleen de gegevens van onze bewoners, maar ook bijvoorbeeld van artsen en medewerkers, al dan niet in dienstverband.

3.2 Functioneel toepassingsgebied

Het beleid is van toepassing op alle verwerkingsdoelen. Zowel gegevens die worden verwerkt voor (niet limitatief) de zorg van de patiënt, wetenschappelijk onderzoek, rapporteringsdoeleinden, gemachtigde extramurale gegevensstromen, administratie van medewerkers, financiële gegevens, persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van kwaliteitscontroles of risicobeoordelingen, alsook persoonsgegevens die in een gerechtelijke of forensische analyse worden verwerkt, behoren tot de scope van het beleid voor gegevensbescherming.

3.3 Organisatorisch toepassingsgebied

Deze beleidstekst is geschreven voor iedereen die in opdracht van de Welzijnsvereniging Het Dak persoonsgegevens verwerkt. Zowel de directie, het management, de personeelsleden, externe medewerkers en artsen, maar ook elke leverancier. We zorgen ervoor dat deze tekst via verschillende kanalen wordt uitgedragen en wordt gepubliceerd op de website van de Welzijnsvereniging Het Dak.

Het beleid voor gegevensbescherming is voor de Welzijnsvereniging Het Dak het uitgangspunt in haar samenwerking met andere zorginstellingen en -verstrekkers, de DPO waakt ervover dat de principes van dit veiligheidsbeleid wordt toegepast in alle samenwerkingsverbanden die de Welzijnsvereniging Het Dak opzet in de zorg.

4. Beleidsdoelstellingen voor gegevensbescherming

Kwaliteitsvolle zorg is een topprioriteit voor de Welzijnsvereniging Het Dak. Een belangrijk aspect hierbij is een kwaliteitsvolle verwerking van persoonsgegevens. De directie en het beheer van de Welzijnsvereniging Het Dak streeft aan de hand van dit beleid na dat de rechten en vrijheden van eenieder gevrijwaard zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. Het uitschrijven van dit beleid heeft als doel om het correct omgaan met persoonsgegevens aan te tonen. Het bespreekt hierbij de beleidsdoelstellingen en formaliseert deze. Het verduidelijkt de cultuur van gegevensverwerking met respect voor eenieders rechten en vrijheden. 

Concreet streven we volgende doelstellingen na: Welzijnsvereniging Het Dak

  1. is transparant over de persoonsgegevens die ze verwerkt, en het verwerkingsdoel, zowel naar de betrokkene, als naar de toezichthouders. De gevoerde communicatie is eerlijk, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk. Het transparantieprincipe is ook van toepassing wanneer de persoonsgegevens worden uitgewisseld;
  2. verwerkt enkel de gegevens die relevant zijn voor het uitvoeren van haar taken. Elke taak waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, is rechtmatig. Dit betekent onder meer dat de verwerking in overeenstemming is met de wettelijke en statutaire doelen van de Welzijnsvereniging Het Dak. Dit wordt telkens geëvalueerd bij een nieuw verwerkingsdoel;
  3. verwerkt enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten. Zo worden identificatoren die horen bij de persoonsgegevens, tot een minimum herleid;
  4. kijkt toe op de integriteit van de persoonsgegevens gedurende de ganse verwerkingscyclus;
  5. bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is afgetoetst tegenover
    wettelijke verplichtingen, de doelmatigheid en de rechten en vrijheden van de betrokkene;
  6. doet alle mogelijke inspanningen tot het voorkomen van inbreuken die voortvloeien uit het
    verwerken
    van persoonsgegevens. Informatieveiligheid, gegevensbescherming bij ontwerp en
    privacy-vriendelijke standaardinstellingen zijn hiervoor hulpmiddelen. Wanneer een inbreuk
    plaatsvindt, wordt hierover gerapporteerd in lijn met de regelgeving ter zake;
  7. doet alle nodige inspanningen om alle geldende rechten van een betrokkene, zoals het recht op inzage, afschrift en eventueel ook schrapping uit te voeren. De Welzijnsvereniging Het Dak waakt hierbij over de eventuele beperkingen die op deze rechten van toepassing zijn;
  8. waakt er actief over dat bij het verwerken van de persoonsgegevens voor een welbepaald doel, de rechten en vrijheden (bv. recht op verzekerbaarheid, recht op zorg) van de betrokkene gevrijwaard blijven;
  9. waakt erover dat de verwerking van gegevens in lijn ligt met de rechten en vrijheden die gelden in de Europese Economische Ruimte, en controleert de toepassing hiervan wanneer de gegevens worden uitgewisseld daarbuiten. De Welzijnsvereniging Het Dak doet bijgevolg alle nodige inspanningen teneinde alle wettelijke en normerende kaders na te leven (i.e. zowel Vlaamse, federale als Europese regels) bij het verwerken van persoonsgegevens en heeft daartoe haar verantwoordelijkheid over de persoonsgegevens en die van andere duidelijk in kaart gebracht. De Welzijnsvereniging Het Dak monitort daarenboven ook de in de sector geldende gedragscodes teneinde deze toe passen;
  10. bewaakt haar verantwoordingsplicht door intern toezicht en controle en dit op basis van de wettelijk geldende principes.
5. De beleidstaken en bijhorende bedrijfsprocessen

Om de beleidsdoelstellingen te bereiken zijn een aantal taken vastgelegd. Deze taken zijn in lijn met alle wettelijke verplichtingen die Welzijnsvereniging Het Dak dient na te streven (het aantoonbaarheidsprincipe). Daarnaast is de lijst van taken, zoals hieronder beschreven, geïnspireerd op praktijken van ‘Goede Huisvader’.

Elke taak die wordt beschreven, wordt ondersteund door een bedrijfsproces. De algemene verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van deze taken berust bij het MAT van de Welzijnsvereniging Het Dak. De specifieke taken en de delegatie van de taken zijn opgenomen in hoofdstuk 6.

Voor elk bedrijfsproces dienen implementatienormen en -richtlijnen te worden uitgeschreven. Deze vullen het beleid voor gegevensbescherming aan en maken er integraal deel van uit. De bedrijfsprocessen worden planmatig geïmplementeerd tegen 25 mei 2018. 

De beleidstaken zijn hieronder opgelijst en worden kort besproken.

Welzijnsvereniging Het Dak:

  1. houdt permanent een register bij van de verwerkingsactiviteiten waarbij persoonsgegevens van de categorieën van betrokkenen (i.e. medewerkers, patiënten …) worden verwerkt. Dit omvat een overzicht van verwerkingsdoelen en de hierbij horende categorieën van persoonsgegevens. Voor elk verwerkingsdoel wordt in dit register onder meer ook opgenomen welke categorieën van persoonsgegevens, het al dan niet uitwisselen van deze gegevens en de categorieën van ontvangers, met een specifieke vermelding wanneer deze worden uitgewisseld buiten de Europese Economische Ruimte en de passende waarborgen die hierbij vereist zijn. Ook de bewaartermijn en de technische en organisatorische maatregelen zijn hierin opgenomen. Deze wettelijke elementen worden aangevuld met een aanduiding van de verwerkingsgrond. Het verwerkingsregister wordt bijgewerkt voorafgaandelijk aan het inrichten van nieuwe verwerkingsdoelen en bijhorende bedrijfsprocessen. Op dat moment wordt het afgetoetst aan de wettelijke en statutaire taken van de Welzijnsvereniging Het Dak. Elke verdere verwerking van de persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor onderzoek en kwaliteit, ondergaat eveneens een toets van het doel, de doelbinding en gegevensminimalisatie. We waken hierbij over de verenigbaarheid van het nieuwe doel met het oorspronkelijke doel. De Welzijnsvereniging Het Dak houdt het verwerkingsregister bij in digitale vorm en is opvraagbaar volgens de wettelijke bepalingen (i.e. door de Gegevensbeschermingsautoriteit); 
  2. stelt een lijst op van criteria die kunnen worden gebruikt om te identificeren of een verwerking een verhoogd risico inhoudt voor de betrokkene. Wanneer dit noodzakelijk is, wordt een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd voorafgaandelijk aan de verwerking. Op basis van deze analyse worden maatregelen genomen zodat tijdens de verwerking het risico op een inbreuk beperkt wordt. Indien de risico’s die horen bij de verwerking een te hoog risico blijven betekenen, ook nadat de maatregelen zijn toegepast, worden deze voorgelegd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. De Welzijnsvereniging Het Dak beheert naast de lijst van criteria voor het uitvoeren van deze analyse, ook het bedrijfsproces voor het initiëren, bewaken, bijwerken en uitvoeren ervan;
  3. beheert de contractuele bepalingen met verwerkers, waarin onder meer de instructies die horen bij de verwerking, worden opgelijst, alsook alle verplichtingen waaraan de verwerker moet voldoen in het kader van het naleven van wet- en regelgeving, waaronder de bepalingen rond informatieveiligheid. De Welzijnsvereniging Het Dak voert actief toezicht uit op deze contractuele bepalingen. Daar waar de verwerking plaatsvindt onder een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid, worden duidelijke afspraken gemaakt met het oog op de toepassing van de rechten van de betrokkene en de informatieplicht, tenzij deze verantwoordelijkheid in de wet- en regelgeving is opgenomen. Daarnaast worden ieders verantwoordelijkheden duidelijk gedocumenteerd en gecommuniceerd naar de betrokkene;
  4. voorziet de nodige bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat de betrokkene wordt geïnformeerd over de verwerking. De verstrekte informatie omvat de wettelijk opgelegde elementen, waaronder volgende: de functionaris voor gegevensverwerking of de Data Protection Officer (DPO), het verwerkingsdoel en de ontvangers van de gegevens. Daarnaast zijn bedrijfsprocessen gedocumenteerd die de rechten van de betrokkene omvatten (het recht op inzage, afschrift, gegevenswissing, overdraagbaarheid, rectificatie, beperking van de verwerking, kennisgeving, overdraagbaarheid). Deze bedrijfsprocessen houden rekening met de beperkingen die van toepassing zijn uit hoofde van de wet (patiëntenrechten en verordening 2016/679);
  5. zorgt voor maatregelen ter identificatie van inbreuken (preventief), het melden ervan door de personen die deelnemen aan het verwerkingsproces en de afhandeling ervan. Onder de maatregelen die te maken hebben met de afhandeling, worden begrepen: het incidentafhandelingsproces, de interne communicatie, de registratie van inbreuken in een intern register, de communicatie naar de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkene, inclusief de criteria die bepalen wanneer deze communicatie moet plaatsvinden;
  6. zorgt voor duidelijke instructies en richtlijnen, in overeenstemming met de verantwoordelijkheden die medewerkers van de Welzijnsvereniging Het Dak ten aanzien van persoonsgegevens hebben, alsook (in beperkte mate) verantwoordelijkheden van verwerkers. Deze instructies worden via procedures, bewustwordingssessies, functiebeschrijvingen en opleidingen gecommuniceerd. De naleving van de verplichtingen wordt afgedwongen aan de hand van het arbeidsreglement of een ander handvest en valt onder het toezicht op de medewerker. Overtredingen worden behandeld in lijn met de bepalingen inzake sancties die van toepassing zijn. 
6. De organisatie van gegevensbescherming

 

In dit veiligheidsbeleid concretiseren we bovenstaande beleidstaken in een organisatiestructuur. Hiertoe wordt een matrix opgesteld waarin de beleidstaken worden uitgezet tegenover de verschillende verantwoordelijkheden. De matrix wordt opgesteld en onderhouden onder verantwoordelijkheid van de directie, op advies van de informatieveiligheidscel gegevensbescherming. De directie ziet toe op de uitvoering van de verantwoordelijkheden. Hieronder worden de belangrijkste taken beschreven. 

Verantwoordelijkheid over persoonsgegevens
De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de beleidstaken in het kader van gegevensbescherming ligt bij het management team (MAT). Het MAT is verantwoordelijk voor het bekrachtigen van de beleidsdoelen en de hierbij horende taken. In de uitvoering van deze verantwoordelijkheden kan het MAT een beroep doen op de adviezen van de functionaris voor gegevensbescherming of Data Protection Officer (DPO). Elke beoordeling van risico’s vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van het MAT, alsook de uitvoering van de bijhorende
maatregelen. Het MAT is daarnaast ook eindverantwoordelijk voor alle verplichtingen uit hoofde van de wet- en regelgeving, waaronder de bepalingen in Verordening 2016/679. Hiervoor delegeert het MAT een aantal taken, zoals hieronder opgesomd.

Toezicht gezondheidsgegevens patiënten
Het beleid voor gegevensbescherming doet op geen enkele wijze afbreuk aan de wettelijke verplichtingen die de leden van het MAT hebben met het oog op de toepassing van de wetgeving over gegevensbescherming. De leden van het MAT worden beschouwd als lasthebber van de organisatie dat optreedt als de verwerkingsverantwoordelijke. De leden van het MAT hebben vanuit deze opdracht de verantwoordelijkheid inzake de gegevensbescherming van gezondheidsgegevens in het bewonersdossier. Bij belangrijke wijzigingen, zowel op technologisch vlak als op niveau van de verwerking zelf (zoals het invoeren van geautomatiseerde beslissingen of de inschalingen van zorgzwaartemetingen), assisteert de leden van het MAT de dagelijks verantwoordelijken in het uitvoeren van de gegevensbeschermingseffectenbeoordeling. In de uitvoering van het beleid voor gegevensbescherming krijgen leden van het MAT de taak toegewezen om te oordelen over het ontwerp van een model van gegevensclassificatie, in relatie met de bijhorende bedrijfsprocessen (dit zijn zorgprocessen maar ook andere bedrijfsprocessen, zoals processen ter evaluatie van de goede werking inzake risicobeheer en veiligheid van de bewoners en de verwerking van persoonsgegevens die hiermee verband houden, registratie van zorgactiviteiten enz.). Op basis van de vooropgestelde classificatie worden door de informatieveiligheidscel gegevensbescherming criteria vastgelegd en vertaald voor het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectenbeoordeling, het melden van inbreuken, specifieke technische en/of organisatorische maatregelen, inclusief gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen en de mogelijkheden daartoe. De taak van de leden van het MAT inzake het toepassen van de rechten van bewoners is opgenomen in de reglementen dienaangaande. Voor de toepassing van de rechten van de betrokkene (in het bijzonder deze van de bewoner) voor gezondheidsgegevens die buiten het zorgdossier worden verwerkt, assisteren de leden van het MAT bij het uitwerken van de beleidslijnen. 

De leden van het MAT kijken toe op het onderhoud van het register van verwerkingsactiviteiten met het oog op de verwerking van gezondheidsgegevens.

Toezicht sociale gegevens patiënten
De sociale dienst, onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur van de Welzijnsvereniging Het Dak stelt het register van verwerkingsactiviteiten op en oordeelt hierbij ook over de toepassing van de rechten van de betrokkene op deze gegevens. In de uitvoering van het beleid voor gegevensbescherming krijgt de sociale dienst, onder verantwoordelijkheid van haar directeur, de taak toegewezen om te oordelen over het ontwerp van een model van gegevensclassificatie, in relatie met de bijhorende bedrijfsprocessen. Op basis van de vooropgestelde classificatie worden door de informatieveiligheidscel gegevensbescherming criteria vastgelegd en vertaald voor het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, het melden van inbreuken, specifieke technische en/of organisatorische maatregelen inclusief gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen en de mogelijkheden daartoe. De sociale dienst heeft ook bijzondere aandacht voor de verwerking van persoonsgegevens op basis van toestemming, gerechtvaardigd belang. Ook de uitwisseling van persoonsgegevens met actoren in de sociale dienstverlening krijgen hierbij extra aandacht.

Toezicht financiële gegevens patiënten
De financiële dienst, onder verantwoordelijkheid van de financieel directeur van de Welzijnsvereniging Het Dak stelt het register van verwerkingsactiviteiten op binnen de financiële dienst. De financieel directeur is verantwoordelijk voor het beoordelen van de rechten en vrijheden van de bewoner bij de verwerking van gegevens op de dienst (toegang tot zorg, het recht op zorg, verzekerbaarheid). De financiële dienst, onder verantwoordelijkheid van zijn directeur, kijkt toe op de uitwisseling van persoonsgegevens met de overheid, de mutualiteiten …

Toezicht administratieve gegevens patiënten
De dienst administratie, onder verantwoordelijkheid van de financieel directeur van de Welzijnsvereniging Het Dak stelt het register van verwerkingsactiviteiten op binnen de dienst bewonersadministratie. De dienst duidt hierbij duidelijk aan welke persoonsgegevens worden ingezameld op basis van een toestemming. De dienst bewonersadministratie richt op vraag van de informatieveiligheidscel gegevensbescherming de nodige processen in met het oog op het verstrekken van informatie aan de bewoner en vragen met betrekking tot de rechten van de bewoner (in samenspraak met andere diensten, waaronder de sociale dienst). De beoordeling van de risico’s met betrekking tot de identificatie van de bewoner en het beheer van dubbele bewonersdossiers behoort tot de aandachtsgebieden. Specifieke aandacht gaat uit naar het registreren van toestemmingen in het kader van eHealth, de registratie van verwijzers en de huisarts en de identificatie van de bewoner, waaronder de gegevensstromen met het rijksregister.

Toezicht latere verwerking gegevens patiënten
Voor de latere verwerking van niet-medische persoonsgegevens is het diensthoofd van de dienst die de verwerking uitvoert, verantwoordelijk voor het toezicht. Wanneer deze latere verwerking plaatsvindt uit hoofde van een overheidsverplichting, dan gebeurt het toezicht eveneens door de dienst die hiermee belast is, in coördinatie met de stuurgroep kwaliteit en op advies van de functionaris of DPO.

De latere verwerking voor kwaliteitsdoeleinden en beleidsrapporteringen, vallen onder verantwoordelijkheid van de dienst aan wie de rapportering plaatsvindt in samensprak met de DPO. Het toezicht op de verwerker wordt georganiseerd door de leden van het MAT en de DPO. 

De latere verwerkingen van gezondheidsgegevens uit de bewonersdossiers voor kwaliteitsdoeleinden ten behoeve van inspectiediensten of accrediteringscommissies, valt onder verantwoordelijkheid van de leden van het MAT.

Toezicht persoonsgegevens medewerkers
De personeelsdienst, onder verantwoordelijkheid van het diensthoofd personeel en organisatie, krijgt in het beleid voor gegevensbescherming de taak om de gegevensbescherming te bewaken van persoonsgegevens van alle medewerkers (al dan niet in dienst). Het is de taak van de personeelsdienst om bij de implementatie van (nieuwe) verwerkingsprocessen waarbij de persoonsgegevens van medewerkers worden verwerkt, het beschreven beleid te vertalen en toe te passen. Daar waar nieuwe bedrijfsprocessen worden ingevoerd of bestaande bedrijfsprocessen worden gedigitaliseerd, zorgt het diensthoofd personeel en organisatie voor de analyse van de verwerkingsgrond, de eventuele bijhorende
besprekingen met de personeelsvertegenwoordiging (bv. in het kader van transparantie en de evaluatie van gerechtvaardigde belangen) en de bijhorende gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Het diensthoofd personeel en organisatie levert daarenboven een actieve bijdrage bij het onderhouden van het register van verwerkingsactiviteiten voor personeelsgegevens.

Toezicht toepassing gegevensbescherming door medewerkers
De leden van het MAT hebben de verantwoordelijkheid om de verplichtingen inzake het toepassen van dit beleid te vertalen naar het arbeidsreglement, de toepasselijke handvesten en functieprofielen, het sanctiebeleid en de controles en evaluaties. 

Algemeen toezicht gegevensbescherming bij verwerkers
Het algemeen toezicht op verwerkers van persoonsgegevens die in opdracht van de Welzijnsvereniging Het Dak persoonsgegevens verwerken, wordt uitgevoerd door de DPO voor wat betreft de informatieveiligheid. De aankoper voert de instructies hierover uit onder toezicht van de leden van het MAT.

Gegevensbescherming bij zorginnovatie
Elk bedrijfsproces dat gedigitaliseerd wordt of voor elk (al dan niet nieuw) bedrijfsproces waarbij innoverende technologieën worden gebruikt, wordt de functionaris voor gegevensbescherming of DPO geconsulteerd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de initiatiefnemer. 

Uitoefenen van de rechten van de betrokkene
De ombudsfunctie wordt ingevuld volgens de bepalingen in de Wet Patiëntenrechten. In de uitvoering van de taak adviseert de functionaris voor gegevensbescherming of DPO over antwoorden op vragen van de bewoners betreffende de verwerking van diens persoonsgegevens. Vragen die rechtstreeks aan de functionaris voor gegevensbescherming of DPO worden gesteld, worden volgens dezelfde methodologie behandeld. Wanneer het wettelijk kader hierover wordt bijgestuurd met het oog op Verordening 2016/679 of latere wetgeving ter zake, zal de verantwoordelijkheid dienaangaande worden bijgestuurd.

7. De relatie tussen gegevensbescherming en informatieveiligheid

De Welzijnsvereniging Het Dak vertrouwt het toezicht op informatieveiligheid toe aan de veiligheidsconsulent. De taken van de veiligheidsconsulent zijn opgenomen in het veiligheidsbeleid, dat onder verantwoordelijkheid van het MAT valt.

Voor Welzijnsvereniging Het Dak worden de taken van de veiligheidsconsulent en van de functionaris voor gegevensbescherming of DPO opgenomen door dezelfde persoon. De identiteit van de informatieveiligheidsconsulent werd voorgesteld aan de Vlaamse toezichtcommissie en deze van de DPO aan de gegevensbeschermingsautoriteit.

De taken van de veiligheidsconsulent zijn in lijn met het Besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 betreffende de veiligheidsconsulenten. In overeenstemming met de (EU) Verordening 2016/679 zorgt de veiligheidsconsulent voor de verplichtingen krachtens afdeling 2 (Persoonsgegevensbeveiliging) en meer in het bijzonder de beveiliging van de verwerking, zoals bepaald in artikel 32 ???, en het toezicht op de organisatorische en technische maatregelen om te kunnen voldoen aan de verplichtingen, zoals bepaald in artikelen 33 en 34 (de melding van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de toezichthoudende autoriteit en aan de betrokkene). 

De veiligheidsconsulent is lid van de informatieveiligheidscel gegevensbescherming van Welzijnsvereniging Het Dak.
De taken van de functionaris voor gegevensbescherming of DPO en de informatieveiligheidscel worden hieronder besproken.

8. De informatieveiligheidscel gegevensbescherming

Het MAT wordt uit hoofde van verantwoordelijke voor de verwerking geadviseerd door de informatieveiligheidscel gegevensbescherming. Deze informatieveiligheidscel wordt voorgezeten door de functionaris voor gegevensbescherming of DPO. 

De informatieveiligheidscel adviseert het MAT en de raad van bestuur inzake alle verantwoordelijkheden die de organisatie rond gegevensbescherming draagt met:

  • het bijsturen van het beleid inzake gegevensbescherming;
  • het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming (DPO); 
  • het bewaken van de onafhankelijkheid van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO);
  • het monitoren van de bedrijfsprocessen die in deze beleidstekst zijn beschreven met het oog op gegevensbescherming; 
  • het formuleren van adviesvragen; 
  • het bijsturen van het beleid en de uitvoering ervan op advies van de functionaris voor gegevensbescherming (DPO); 
  • de beslissingen inzake risicobeheer bij het verwerken van persoonsgegevens. De tijdsbesteding van de functionaris voor gegevensbescherming is een onderdeel van dit risicobeheer; 
  • de goedkeuring van de classificatieschema’s die bijvoorbeeld bepalen wanneer een gegevensbeschermingseffectbeoordeling dient plaats te vinden, evenals de classificatieschema’s voor het melden van inbreuken; 
  • de inrichting en het in stand houden van de bedrijfsprocessen die in deze beleidstekst zijn omschreven; 
  • het toekennen van de verantwoordelijkheden voor het uitvoeren van de bedrijfsprocessen; 
  • beslissingen over alle overwegingen uit hoofde van Verordening 2016/679, waaronder verwerkingen gebaseerd op gerechtvaardigd belang, alsook beslissingen inzake de verenigbaarheid van de doelen bij een latere verwerking van persoonsgegevens; 
  • het aanleggen van de nodige documentatie bij alle (voorstellen tot) beslissingen;
  • het formaliseren van de beslissingen door het MAT;
  • de toepassing van de sancties bij overtredingen;
  •  de rapportering van het beleid gegevensbescherming naar onder meer accreditatiecommissies.
  • toekijken op de toepassing van het beleid in horizontale en verticale zorgnetwerken.

De samenstelling van de informatieveiligheidscel wordt voorgelegd aan de raad van bestuur en aan het MAT ter beslissing.

Nota: Het veiligheidsbeleid voor gegevensbescherming van de Welzijnsvereniging Het Dak is gebaseerd op het model van Zorgnet Icuro en advocatenkantoor Dewallens & Partners (model Privacy Policy) en werd goedgekeurd op de RVB van 11/06/2018.